本案例基于某零售公司信息部的真实需求。我们信息部平时要收集各门店的商品需求。希望各门店填写商品需求时只能看到、填写和修改自己的数据,所有门店填写的数据自动汇总。信息部进一步确认后,再把整个表格(包含各门店需要的商品及数量、每个商品的采购总量)的只读权限共享给采购和配送中心。
为此,信息部用 SeaTable 表格就可以轻松实现。首先来介绍下案例表格,它包括了「商品需求」、「采购汇总」两个子表。「商品需求」用来创建数据收集表,各门店通过数据收集表填写的商品需求都会汇总到这个子表里;「采购汇总」用来和「商品需求」链接关联记录,能自动计算出每个商品的采购总数。
为便于大家详细了解,本文分三部分来介绍。
SeaTable 表格的数据收集表是比表单更灵活的数据收集功能。它是表格页面,可以填写一行或多行数据,填写人只能查看、填写和修改自己的数据,所有人填写的数据实时自动汇总到表格。用它来收集各门店商品需求就比较方便。如下图:
如上图所示,在「商品需求」子表插入列并选择合适的数据类型后,就可以进入“表单”去创建一个数据收集表了。列(填写项)如下:
创建数据收集表后,进入其设置页面,可隐藏列、设置提交截止时间,然后点击“共享”,复制共享链接或二维码给填写人即可。如下图:
填写人进入数据收集表后,只能查看、填写和修改自己的数据,无法转换列类型、增加或删除列。这能有效保护表格权限和所收集数据的规范性。如下图:
前面也介绍了,「采购汇总」子表用于自动计算出每个商品的采购总数,但前提是需要把两个子表的关联记录链接起来。为此,用工具栏的“自动添加链接”就可以实现。它能根据匹配规则自动在两个子表之间添加链接。如下图:
在本案例表中,根据两个子表的“商品名称”相等来匹配,随时一键运行按钮即可。它就会在自动增加的“配送门店”列(可修改列名、可从链接表 「商品需求」 中选择显示哪列的值)中自动添加上「商品需求」子表中的关联记录。避免了挨个手动添加。如下图:
(点击“配送门店”列中单元格的关联记录,可展示出其在「商品需求」子表中的行记录详情)
在上一步链接两个子表的关联记录后,就可以插入一列并用“链接公式”类型中的 rollup 自动计算各商品采购总数了。如下图:
这样,平时在收集完各门店商品需求后,点击下“自动添加链接”操作按钮,就可以自动添加商品采购记录并同步计算出各商品采购总数了。不仅信息部提高了自动化工作效率,采购和配送中心查看起来也更一目了然。演示如下:
为方便不同部门快速切换查看不同角度的数据,我们还可以在表上增加视图并设置相应的过滤等条件,如按门店分组、当前月等视图。另外,如需进一步分析数据,还可以用“高级统计”插件对视图进行可视化图表呈现,图表类型丰富,设置简单,大屏仪表盘自动更新,可导出。如下图:
我们信息部用 SeaTable 表格的几个功能就实现了门店商品需求的收集和处理,不仅免费使用,而且简单高效,从而避免了之前工作量大、易出错、时效性差等问题。在共享协作方面,如果使用团队版就更方便了,可以设置子表的查看行等权限,可以共享单个视图,可以自定义共享等。总之,它为我们的工作带来了极大的便利性,可以结合更多功能低门槛搭建出灵活的业务应用。
Last modified by seatable, 2022-09-13