SeaTable携手河北铂镍公司 | 助力中小外贸企业低门槛实现客户订单管理数字化

外贸销售企业客户分布广、数量多、类型复杂,客户信息资源入库、维护跟进记录、销售单据管理等业务流程的系统性数据,用 SeaTable 可以很方便地实现深度结合和流程数字化。使得企业人员从大量的系统式的手工录入甚至是重复性操作,转移到高效自动化办公,同时满足数据协同、团队管理的需求。而且对于中小企业而言,利用公有云快速建立数字化能力也是比较高效的方式,以此提升效率,增强竞争力。

企业简介

河北铂镍科技有限公司成立于2021年,是一家致力于国际贸易的企业,主要提供金属材料、金属制品的技术研发以及五金工具、五金产品、建筑材料、机械设备等金属产品的贸易销售。业务领域主要集中在零售、工厂、建筑、基础设施、交通、汽车制造等多个行业,业务范围覆盖了20多个国家和地区。目前已和国内外知名的生产企业、众多国内经销商建立了稳固的合作关系。

信息流转不及时 数据协同不便捷

公司业务主要面向出口贸易,客户大多都是外国人,最早时,公司的人数少,业务不多,使用纸质文档做各种客户信息的记录和跟进,基本满足需要。随着公司业务的逐渐增加,纸质文档记录的弊端也明显地暴露了出来,不方便查找并且很容易丢失,资源浪费严重。面对企业业务范围扩大、业务量的增加,作为河北铂镍科技有限公司业务负责人的李先生也在不断地尝试使用市面上的协同办公产品,但始终不能满足客户服务管理的需求。

用李先生的话说,我们也尝试过用在线文档和ERP系统来处理业务问题及内部的管理问题,但是在线文档在处理数据方面功能有限,存在客户信息查找不便、无法实现智能化管理客户沟通记录、贸易项目管理繁琐、无法自动生成数据化报表等问题。很多流程需要配合ERP系统来使用,但是ERP系统的部署又过于复杂,功能多、层级多,成本高昂,很多功能小型企业根本用不到。

SeaTable 助力低门槛实现客户订单管理数字化

直到遇到了 SeaTable 这个以在线协同表格为基础的新型数字化平台 ,李先生觉得它比市面上的ERP更加轻盈,方便部署和管理,可扩展功能实用易用,在表格的基础上能灵活搭建管理系统,很适合小团队来使用。“我们用的是 SeaTable 团队版,目前常用的有5个人,功能上完全满足日常使用,数据处理更加清晰透明。”

通过与李先生的进一步交流得出,公司主要以销售业务为主,平时使用的成员都是销售部门的业务员,目前主要用于客户跟进的记录和合同订单的制作。业务及表格架构,如下图所示:

下面,主要分享客户业务管理和合同单据管理场景的使用。

客户业务管理场景

客户业务管理,可以体现在很多方面。在下方这个表格中,李先生针对客户业务增加了三个子表:「客户信息表」、「客户跟进记录表」、「询价数据」,完成客户基础信息的录入、后续客户需求的每次跟进记录,以及对询价数据的记录。表格的文件、长文本、自动创建时间等数据类型非常方便组织和管理多元信息。

对于记录不同信息的子表,通过“链接其他记录“字段链接子表间的关联记录,再通过“链接公式”字段轻松实现子表间的直接引用和一些自动跨表计算,比如在「客户信息表」中就可以直接看到每个客户的跟进记录、跟进次数、最近跟进时间等数据。以此精确掌握客户意向、跟进情况,销售管理有据可查。客户信息表如下图:

对于常用的客户网站,通过 SeaTable 丰富的字段功能,如”公式“和”按钮“,录入客户邮箱后,自动根据邮箱生成网站地址,在表格中一键打开网站链接。

对于查看和协作不同数据,通过在子表上增加多个视图并设置相应的过滤等条件,再配合子表权限(查看行、增加行、删除行、编辑行)、列编辑权限、共享视图等功能的使用,满足团队内不同群组、人员的按权限查看和协作,同时方便管理人员进行管理。

通过使用表格丰富的插件,如日历、看板、高级统计等,销售业务人员实现了以多种形式更直观地查看和分析自己的客户转化情况,精准优化客户跟进计划,也为层级决策提供支撑。

「询价数据」用于记录客户的出价情况,通过“链接其他记录”字段功能将订单数据与客户数据绑定关联,关联报价单,省去重复查阅沟通。

合同单据管理场景

销售涉及单据较多,李先生根据需求为每种单据建立独立的子表来记录,配合页面设计插件制作合同。以外贸单证为例,制作一个外贸单证需要涉及三个子表:

通过页面设计插件,可以从表中的行记录生成自定义的页面模板,从页面生成需要的文件,实现办公自动化。页面不仅可以拖入行记录中的文字、数字、图片等字段信息,还可以把另一个子表中的关联的多条记录填充为一个表格。比如拖拽表中的数据字段进行单据的页面设计,一键打印某个单据或打印自动生成的所有单据,也可以一键下载为 PDF。如下图所示:

合同单据的管理还可以更自动化,比如在「单证专用制」子表中,通过关联外贸单证明细和HS编码库,在使用页面设计插件设计页面的基础上,再在表格中使用按钮字段功能,点击单元格按钮,实现一键制作合同单据并保存到文件列。

总结

河北铂镍科技有限公司根据外贸客户和订单管理的需求,在一个 SeaTable 表格中增加多个子表来管理业务的不同信息,利用表格的链接其他记录、链接公式、按钮等字段类型,把客户、订单等碎片化的信息很方便地就组织到了一起,进行结构化地管理。再配合使用页面设计插件实现一键自动制作合同单据并保存到表格,让业务员无需再手工制作每一笔单据合同,将更多的精力投入到客户服务和销售中。这样就快速搭建出了一个灵活的业务系统,实现了专门的软件系统才有的一些功能。同时,SeaTable 也具有很好的扩展性,可灵活匹配业务升级,助力小而美的外贸企业快速成长为行业的大玩家。

Last modified by seatable, 2022-09-13

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信息流转不及时 数据协同不便捷
SeaTable 助力低门槛实现客户订单管理数字化
客户业务管理场景
合同单据管理场景
总结