案例 | 用 SeaTable 搭建制造业项目流程管理系统，一键生成统计周报
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在制造业的项目管理中，流程控制是至关重要的，如何保证项目各个环节的高效协同、实时监控和快速响应，一直是制造企业的难点之一。其中比如制造业数据分散、无序、不完整等问题，都会降低统计过程的准确性和可靠性，进而影响项目实施的质量和管理效率。随着数字化转型的推进，制造企业利用数字化手段提升项目管理效率，优化成本，已经成为了提高项目执行力和团队竞争力的关键。
而 SeaTable 作为一款以智能表格为基础的功能强大、易于使用的新型数字化平台，就可以帮助制造企业快速搭建自己的项目流程管理系统。以本文分享的这个案例为例，基于 SeaTable 的工作流、自动数据处理、自动化规则等丰富的功能和可扩展特性，就可以自主实现高度个性化的项目管理解决方案，可覆盖从立项、计划，到执行、收尾的全过程全生命周期管理。
下面具体来看，以作为使用参考。
项目业务流程
制造业项目管理系统的业务流程如下：
通常一个生产制造项目确认立项后，会对生产方案进行二次复核，确定生产方案中的来源和其他细节部分。大多分为两种场景：
- 对于客户提供具体生产方案的项目，会直接外发给具体的生产部门，例如生产车间进行生产制造。
- 对于需要提供研发设计方案的项目，会先经过研发设计部门的工作再进行生产。
这两种场景需要不同的项目工作流程，涉及的部门人员、工艺等多方面细节也不相同，但最后都会由对应的负责人来进行项目的验收确认。
SeaTable 表格架构
SeaTable 是以智能表格为基础。
首先我们需要在 SeaTable 表格中通过建立多个子表的方式，定义好需要管理的项目数据以及它们之间的关系。
通过 SeaTable 实现的制造业项目管理系统的表格架构如下图，主要由以下两个版块组成。
| 业务版块 | 涉及表格和功能 |
|---|---|
| 项目管理 | 1.总项目表：管理人员使用，用于立项，依据项目建立工作流，形成项目流转，提醒后续项目节点中的部门负责人分配项目工作并且对项目的情况在表格中进行汇总展示。 |
| | 2.方案复核记录表：方案复核部门的人员使用，用于当项目流转到方案复核部门时，部门负责人分配人员工作。 |
| | 3.工厂生产记录表：生产部门的人员使用，用于当项目流转到工厂生产节点时，生产部门负责分配人员工作。 |
| | 4.研发设计记录表：研发部门的人员使用，用于当项目流转到研发设计节点时，研发部门负责分配人员工作。 |
| | 5.人员工时记录表：全体项目人员使用，用于每个人完成对应项目的任务工作后填报工时。 |
| 项目分析 | 1.个人周报统计：管理人员使用，通过与项目管理板块中的子表数据关联，从员工维度进行统计分析，实现一键生成每个员工的周报统计。 |
| | 2.各节点周报统计：管理人员使用，通过与项目管理板块中的子表数据关联，从项目节点的维度对各项目的进度进行统计分析，实现一键生成各节点的周报统计。 |
项目管理系统实现方法
首先我们基于业务需求建立表格，在表格中建立以下子表。
总项目表
此表由管理人员使用，用于立项和项目流转状态的展示。
根据业务需求确定子表中的字段，基于这一子表建立工作流，形成项目流转。对于项目数据，可以根据所处节点状态的不同建立不同的表格视图（增加过滤等条件）用于切换查看。
工作流任务可以在 SeaTable 的工作流模块中发起，也可以由管理员直接在表格中发起。
填写相应字段内容，发起后的工作流会按照预设的规则自动流转。
方案复核记录表
此表由负责方案复核部门的工作人员使用。
当由管理员发起的工作流流转到方案复核部门的项目节点时，部门负责人会收到项目流转的系统通知（如果集成了企业微信则会同步收到通知提醒），部门负责人收到流程通知后在方案复合记录表中建立新的任务记录并委派给合适的工作人员。
通过链接列和链接公式的功能，部门负责人在创建任务记录时只需要选择对应的项目记录，其他内容会自动带出。
通过不同的过滤条件，建立不同的视图。
当过滤规则与协作人列结合使用时，可以实现在部门负责人对每条任务记录分配好对应的负责人后，共享这一视图给不同的人员，让每个人只能查看和跟进自己所负责的任务记录。
通过自动化规则，被分配了负责人的记录会自动通知提醒到对应的负责人。
同样，跟进后的复核记录，在负责人员填写好指定内容后将当前任务状态的单选列标记为“已完成”后，通过自动化规则，也会自动通知到对应的部门负责人某条任务已经完成了。任务负责人再补充对应的工作流内容，让流程流转到下一个项目节点。
工厂生产记录表与研发设计记录表
这两个表格由于都处于实际的生产制造环节，只是在项目中的需求定位不同，所以表格内容上存在差异，表格使用方法相同，所以我们放在一起来介绍。
工厂生产记录表由生产部门的人员使用，用于当项目经过复核节点流转到工厂生产节点时，生产部门负责人来分配本部门的人员工作；
研发设计记录表由研发部门的人员使用，用于当项目经过复核节点流转到研发设计节点时，研发部门的负责人分配本部人员工作。
根据工作内容的实际需求，建立子表中的字段，部门负责人创建任务记录，分配人员进行工厂生产/研发设计的工作，完成后更新任务状态提醒部门负责人，部门负责人再提交对应的工作流。
人员工时记录表
此表全部人员都可以使用，用于每个人完成对应项目的任务工作后填报工时。
个人周报统计
此表由管理人员使用，根据表中列好的人员信息，通过按钮列、公式列、链接公式列结合使用，按照特定的统计公式对每周的项目数据进行关联汇总统计。
通过在按钮功能列运行多个工具栏数据处理中设置好的“数据处理”动作，实现一键生成人员维度的周报。
各项目节点周报统计
此表由管理人员使用，原理与个人周报的统计相同，列好项目节点的基本信息用于关联使用，通过按钮列与数据处理功能结合，实现一键生成项目节点维度的周报。
总结
通过这个案例，我们可以看到，无需编程代码或寻找专门软件，业务员和管理者都可以利用 SeaTable 搭建制造业项目流程管理系统。它能为企业各层级的角色赋能，快速提升项目管理效率；可以方便地记录和管理项目各个环节的信息，可以实现项目流程的数字化、自动化管理，让团队协作更明确和有序，工作流程可视化和可量化，大大降低人为工作量及成本，减少出错率。
当然，本案例及模板仅供参考，企业在实践中可以根据自身需求不断进行创新和优化。传统的项目管理模式已无法满足企业精细化管理的需求，团队和企业可以根据实际情况，用 SeaTable 的更多其他功能灵活定制符合企业特点的项目流程管理系统，进一步提高企业竞争力和市场占有率。
Last modified by seatable, 2023-06-14