案例 | 工程项目成本核算管理,用 SeaTable 更简单高效

项目成本核算是通过一定的方式方法对项目发生的各种费用进行统计分析的一种科学管理活动。它对于加强成本管理,促进增产节约,发展企业生产都有着重要的作用。比如正确算出项目的实际成本,将它与预算成本进行比较,可以检查预算成本的执行情况;可以及时反映施工过程中人力、物力、财力的耗费,挖掘降低项目成本的潜力;可以为各种不同类型的项目积累资料,为修订预算定额、施工定额等提供依据。

本文以工程项目成本核算为例,用 SeaTable 表格正确及时地核算施工过程中发生的各项费用,计算工程项目的实际成本,完成项目成本核算的中心任务。从时间上既可用于按月成本核算,也可以用于对已完成项目的成本核算;从核算对象上,既可核算单个项目成本,也可以管理多个项目的成本核算;从核算方式方法上,实现项目成本采集、归集和统计分析的自动协同。实现项目施工中、完工后成本费用的有效对比。从而让项目核算工作更加轻松高效,管理更加精进,提升盈利水平。

当然,项目成本核算不只是简单的计算,它要为项目成本管理目标服务,要与管理融于一体。建议在实际使用时,可根据项目特点和对成本管理的要求,来灵活组织和核算。比如对于 IT 行业或者做系统集成来说,收入就是项目合同收入,成本就是人工成本+软硬件成本+零散报销费用等,核算更加简单。本案例仅提供参考。下面主要分享方法。

建立项目成本核算管理表

创建一个 SeaTable 表格,在其中增加三个子表,分别记录:项目主要信息、项目收款情况、项目成本费用明细。后两个子表通过“链接其他记录”列类型分别与「项目总表」进行关联。在此基础上,再通过“链接公式”类型实现:已收款、实际成本、最大成本项、最大单项占比等数据的跨表引用或计算。

「项目总表」

除了记录项目经理、合同金额、预算成本等基本信息外,还利用跨表链接和计算,实现了已收款比例、实际成本与预算成本的成本差、差异率、毛利润、利润率等主要数据的自动计算和展示。省去了很多手动统计的工作,也能让管理者对项目一目了然。

「收款记录」

用来记录每个项目的收款情况,每一期收款都关联上属于哪个项目。点击“项目”列的项目名称,在弹出的链接记录上可以进一步点击,以查看该项目的全部详情;在表上增加了“按项目分组”视图,可以更清晰展示不同项目的收款明细。

「项目成本」采集

项目成本通过与项目的各业务部门/项目经理/指定负责人进行实时采集,自动汇总和计算,总体上遵循直观、清晰、简明的原则,以便于被采集人员能很好地理解和利用,有效地控制项目的成本费用。这里简单说明几点。

1.表中的“单项成本比例”通过数据处理中的“计算百分比”实现一键自动计算;

2.表中的“成本大类”和“成本小类”进行了级联设置,比如从大类选择直接费用后,成本小类中只能选择大类下的选项。

从左右至依次为:自动计算单项成本百分比、单元格着色

3.成本费用填报通过“通用外部应用”功能来实现,即创建表格字段后,再从“插件——外部应用”中创建一个应用,增加了两个用了表格类型的页面,实现项目成本费用填报(可改)、项目成本核算(只读)的应用效果。平时通过应用的链接或二维码即可查看和编辑。

根据数据收集的不同场景及要求,还可以使用“表单”、“数据收集表”功能,比如能实现每个填写人(创建者字段)仅能查看、填写和修改自己的信息。此处不做过多介绍。

外部应用设置(管理员视角):

项目经理账号(填报人角色)视角:

通过在外部应用中对数据权限进行预过滤设置(经办人包括当前用户),并结合对页面权限进行设置(特定角色可以添加、更改行)实现经办人也就是项目成本费用填报人,仅能查看和更改自己的项目费用信息。管理员在原表格中可以看到所有人填写的信息。

在企业实际中,如果内部需要项目费用的审批确认,那么可以用“工作流”功能来自定义审批流程,审批任务发起后,按节点自动流转,全流程可视化,每条任务及其当前审批状态、当前审批负责人都会同步保存在表格中。轻松实现审批的规范化、自动化和整合化。

当然,比较简单的审批确认,还可以通过“自动化规则”+“锁定行”,或用“列编辑权限”来实现。总之,对发生的各种成本和费用进行确认比较灵活。这里不做过多介绍。

项目成本核算报表统计分析

正确地核算出符合项目管理目标的成本数据和指标后,需要让成本数据可视化,以便能为经营策略判断提供有效依据,真正使项目成本核算成为管理者的参谋和助手。比如让管理者直观地看到项目成本的构成、占比、变化趋势、预算成本和实际成本的偏差等。

这用表格的“高级统计”插件就可以轻松实现,不仅图表类型丰富,操作简单,还能选择基于不同视图(不同的过滤数据)进行统计分析,而且能为不同项目增加多个数据大屏仪表盘,图表可拖动位置,可导出为图片。提交相关部门或直接共享都很方便。

图表类型:

全部项目:

单个项目:

总结

降本增效是永恒的课题,工程项目同样如此,只有核算清楚项目成本、毛利等,才能有效地进行项目施工和精细化管理。SeaTable 作为一款以智能表格为基础的新型数字化平台,凭借其丰富易用的功能,为我们提供了一个高效灵活的软件工具,可以低门槛搭建出各类业务系统和应用。本案例中,通过它快速实现了项目成本的汇总和统计、可视化的数据分析报表等项目成本核算工作。从而为项目经理、管理者提供决策依据,帮助他们及时调整施工战略与方法,最终提升项目的利润空间。它可以作为项目经理、管理者、财会、职能部门和数据公司的高效率工具。

本文仅抛砖引玉,在具体的使用中,大家可根据行业及具体项目的不同,在成本核算方法、程度和标准的选择上,在成本核算对象和范围的确定上,可以与项目特性和成本管理要求相结合,并与项目一定时期的成本管理水平相适应。欢迎探讨和分享更多使用。

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「项目成本」采集
项目成本核算报表统计分析
总结